Informativa sulla privacy

1. Chi è il titolare del trattamento?

Tabellaallergeni.it è un servizio online che assiste gli operatori della ristorazione nella predisposizione delle informazioni sugli allergeni per i loro menu. La presente informativa illustra quali dati personali trattiamo, per quali finalità, su quale base giuridica, per quanto tempo li conserviamo e quali diritti Le spettano.

Titolare del trattamento ai sensi del GDPR è Pentatonic, che opera con le denominazioni commerciali LP Ventures e Allergenenkaart.nu, con iscrizione al registro delle imprese olandese (Kamer van Koophandel, KvK) al numero 73959049. Può contattarci all'indirizzo info@tabellaallergeni.it. Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati; la Sua richiesta perviene direttamente a noi.

2. Quali dati trattiamo?

Dati che La riguardano come ristoratore:

• Indirizzo e-mail — per il Suo account, per accedere e per scriverLe in merito alla Sua tabella, alla Sua fattura e al Suo abbonamento.
• Nome del Suo locale — per personalizzare le Sue tabelle e il Suo menu online per gli ospiti.
• Dati del menu — nomi dei piatti, descrizioni, prezzi e informazioni sugli allergeni da Lei inseriti o proposti dall'IA.
• Foto per la scansione — foto o PDF del Suo menu da Lei caricati. Li trattiamo per estrarre i Suoi piatti e gli allergeni proposti.
• Dati di pagamento — trattati da Stripe. Non conserviamo numeri di carta né coordinate bancarie: nella nostra banca dati figurano soltanto i codici cliente e di abbonamento di Stripe e lo stato del Suo abbonamento.
• Dati di utilizzo del Suo account — le operazioni che compie nell'applicazione (accesso, scansione, verifica dei piatti, pubblicazione), con data e ora.
• La Sua accettazione delle condizioni — quando crea un account, effettua un pagamento o completa una tabella: il momento, la versione delle condizioni, il testo che ha accettato, il Suo indirizzo IP e il Suo browser (si veda il punto 6, ‘Cosa conserviamo a titolo di prova’). Per i clienti in Italia, che approvano separatamente le clausole vessatorie (artt. 1341 e 1342 c.c.) con un codice ricevuto via e-mail: anche l'indirizzo e-mail al quale è stato inviato il codice, il momento dell'invio, l'identificativo di quella e-mail e un'impronta crittografica (hash) non reversibile dell'invio e del codice inserito.
• Segnalazioni di errore — in caso di malfunzionamento, un rapporto tecnico viene inviato a Sentry. In caso di errore Sentry registra anche le schermate che stava visualizzando in quel momento, per consentirci di riprodurre l'errore.

Dati dei visitatori di un menu online per gli ospiti: si veda il punto 8 — tali visitatori non ricevono alcun account né alcun cookie.

Dati dei locali che contattiamo: si veda il punto 7 relativo alle nostre e-mail.

3. Finalità e base giuridica

Il GDPR richiede una base giuridica per ciascun trattamento. Queste sono le nostre:

• Il Suo account, le Sue tabelle, il Suo PDF, il Suo menu per gli ospiti e il Suo pagamento — esecuzione del contratto. Senza questi dati non possiamo fornire il servizio.
• L'analisi del Suo menu tramite IA e la relativa traduzione — esecuzione del contratto. Si tratta del servizio stesso.
• Fatture e contabilità — adempimento di un obbligo legale (l'obbligo di conservazione fiscale).
• Sicurezza, prevenzione degli abusi, individuazione degli errori e miglioramento del servizio — legittimo interesse: un servizio che funzioni e non sia oggetto di abusi.
• Statistiche senza cookie (numero di visitatori e utilizzo di un menu per gli ospiti) — legittimo interesse: sapere se il prodotto funziona, senza tracciare nessuno.
• E-mail ai nostri clienti in merito al servizio (si veda il punto 7) — legittimo interesse, con un link di disiscrizione in ogni e-mail.
• I nostri contatti con i locali (si veda il punto 7) — legittimo interesse: un'offerta commerciale inviata a un indirizzo aziendale, anche in questo caso con un link di disiscrizione in ogni e-mail.
• Prova di quanto indicato in una tabella e di chi lo ha confermato (si veda il punto 6) — legittimo interesse: poterci difendere qualora qualcuno avanzi una pretesa a seguito di una reazione allergica.
• Misurare quali annunci funzionano — legittimo interesse. Se Lei effettua un pagamento dopo essere arrivato tramite uno dei nostri annunci, trasmettiamo a Google Ads il codice di clic di Google (non il Suo indirizzo e-mail), con il momento e l'importo, per misurare quali annunci funzionano. Può opporsi con un'e-mail a info@tabellaallergeni.it.

4. Responsabili del trattamento e terze parti

Ci avvaliamo dei seguenti soggetti:

• Supabase — l'accesso: il Suo indirizzo e-mail e il link o codice di accesso monouso.
• Neon — la banca dati con il Suo account, il Suo locale, le Sue tabelle, lo stato del Suo abbonamento e le nostre prove (punto 6). La banca dati si trova a Francoforte.
• Vercel Blob — l'archiviazione delle foto del menu da Lei caricate e delle istantanee PDF, presso lo stesso fornitore del nostro hosting.
• Vercel — hosting dell'applicazione. I nostri server si trovano a Francoforte.
• Stripe — pagamenti, abbonamenti e fatture.
• Google Gemini — l'analisi del Suo menu tramite IA: lettura del testo, proposta degli allergeni per ciascun piatto e traduzione del menu. Quanto restituito da Gemini (l'output grezzo dell'IA) viene da noi conservato, insieme agli altri nostri dati, a titolo di prova (punto 6).
• Resend — invio di tutte le nostre e-mail e riscontro sull'avvenuta consegna o sul mancato recapito (bounce).
• Sentry — segnalazioni di errore dell'applicazione, inclusa la registrazione delle schermate in caso di errore.
• Google Ads — soltanto dal nostro server: se Lei effettua un pagamento dopo un clic su uno dei nostri annunci, trasmettiamo a Google Ads il codice di clic, il momento e l'importo (si veda il punto 3), mai il Suo indirizzo e-mail. Sul nostro sito web e su un menu per gli ospiti non viene caricato alcuno script di Google e Google non installa cookie.
• Umami — conteggio dei visitatori del nostro sito web, senza cookie. Gestiamo direttamente questo software, ospitato presso Railway.

Le modalità con cui tali soggetti trattano i dati — dove li conservano e per quanto tempo — sono indicate nelle rispettive informative sulla privacy. Non rilasciamo dichiarazioni al riguardo che non siamo in grado di rispettare. Non vendiamo i Suoi dati e non li comunichiamo a terzi per finalità pubblicitarie.

5. Trasferimento al di fuori dello Spazio economico europeo

Alcuni dei nostri fornitori sono società statunitensi. Anche quando i server si trovano in Europa, tali società possono avere accesso ai dati dagli Stati Uniti. A tal fine ci basiamo sull'EU-US Data Privacy Framework, ove il soggetto sia certificato, e in caso contrario sulle clausole contrattuali standard (standard contractual clauses) della Commissione europea.

• Google (Gemini, Ads) — Stati Uniti. Garanzia: Data Privacy Framework, integrato dalle clausole contrattuali standard.
• Stripe — Irlanda e Stati Uniti. Garanzia: clausole contrattuali standard, integrate dal Data Privacy Framework.
• Sentry — Stati Uniti. Garanzia: clausole contrattuali standard.
• Resend — Stati Uniti. Garanzia: clausole contrattuali standard.
• Vercel — società statunitense (Vercel Inc.); la nostra applicazione opera nella regione di Francoforte e le foto del menu da Lei caricate e le istantanee PDF sono archiviate in Vercel Blob. Garanzia: clausole contrattuali standard.
• Supabase — società statunitense; qui si trova soltanto il Suo account di accesso (indirizzo e-mail e link di accesso), nel data center in Irlanda (regione eu-west-1, all'interno dell'Unione europea). Garanzia: clausole contrattuali standard.
• Neon — società statunitense (Neon Inc.); qui si trovano il Suo account, le Sue tabelle e le nostre prove, nel data center di Francoforte (all'interno dell'Unione europea). Garanzia: clausole contrattuali standard.
• Railway — società statunitense; qui opera soltanto il nostro contatore di visitatori senza cookie. Garanzia: clausole contrattuali standard.

Desidera sapere quale garanzia si applica a un determinato soggetto, o prenderne visione in copia? Ci scriva.

6. Per quanto tempo conserviamo i dati

• Il Suo account, le Sue tabelle e i Suoi file — per tutto il tempo in cui Lei dispone di un account presso di noi. Può eliminare autonomamente il Suo account dalle impostazioni.
• La registrazione dell'eliminazione — se Lei elimina il Suo account, vengono cancellati il Suo ristorante, i Suoi menu con i piatti e gli allergeni, i file caricati, i dati dell'abbonamento e l'account di accesso, ad eccezione della prova indicata di seguito. Resta soltanto una riga attestante l'eliminazione dell'account, con il Suo indirizzo e-mail, il nome del Suo locale, la data di creazione e la data di eliminazione — affinché sappiamo quante persone cessano di utilizzare il servizio e non La ricontattiamo. Conserviamo tale riga fino a quando Lei non ci chieda di cancellarla; è sufficiente un'e-mail.
• Fatture e pagamenti — sono conservati presso Stripe e soggetti all'obbligo di conservazione fiscale di sette anni. Restano pertanto conservati anche dopo l'eliminazione del Suo account.
• Link di accesso — un link di accesso è valido 24 ore e scade non appena viene utilizzato. Il link di invito monouso contenuto nell'e-mail di benvenuto è valido novanta giorni.
• Eventi nell'applicazione (chi ha scansionato, verificato o pubblicato, e quando) — li conserviamo per le nostre statistiche. Se Lei elimina il Suo account, il Suo codice utente viene rimosso da tali registrazioni: quanto resta non è più riconducibile a Lei.
• Eventi relativi alle e-mail (inviata, recapitata, non recapitata, disiscrizione) — li conserviamo anche dopo un'eliminazione, poiché una disiscrizione è efficace soltanto se ne manteniamo memoria.
• Utilizzo di un menu per gli ospiti — si veda il punto 8; tali dati non sono associati ad alcuna persona.

Cosa conserviamo a titolo di prova

È il ristorante a stabilire quali allergeni figurano nella sua tabella; noi formuliamo una proposta e il ristorante la verifica e la conferma. Per poterlo dimostrare in seguito, conserviamo: per ciascun piatto, chi ha proposto, confermato o modificato quali informazioni su allergeni e regimi alimentari, e quando; istantanee delle tabelle pubblicate e dei PDF scaricati; l'output grezzo dell'IA; e la Sua accettazione delle condizioni (momento, versione, indirizzo IP e browser; per i clienti in Italia anche i dati del codice di conferma di cui al punto 2).

Per quanto tempo, e perché così a lungo. Se Lei elimina il Suo account, conserviamo tale prova per ulteriori vent’anni. Si tratta di un periodo lungo, e vi è una ragione: una pretesa per una reazione allergica può essere avanzata anni dopo il pasto. Un'azione di risarcimento del danno si prescrive soltanto cinque anni dopo che il danneggiato ha avuto conoscenza del danno e del responsabile, e di regola al più tardi vent'anni dopo l'evento (articolo 3:310 del Codice civile olandese, Burgerlijk Wetboek). Finché una simile pretesa può ancora essere avanzata, intendiamo poter dimostrare quanto figurava nella tabella e che il ristorante lo aveva confermato — anche nel Suo interesse.

Non più riconducibile a Lei. All'eliminazione del Suo account sostituiamo, in tale prova, il Suo codice utente, il Suo indirizzo IP e — per i clienti in Italia — l'indirizzo e-mail del codice di conferma con un codice non riconducibile. Il contenuto della tabella e il nome del locale restano: costituiscono la prova stessa. Base giuridica: il nostro legittimo interesse a poterci difendere da una pretesa (articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR). Se desidera sapere cosa conserviamo che La riguarda, o intende opporsi, ci scriva (si veda il punto 10).

7. Le nostre e-mail

A Lei in qualità di cliente. Oltre ai messaggi connessi al servizio — il Suo link di accesso, la conferma del Suo ordine, una notifica relativa alla Sua tabella — inviamo un numero limitato di e-mail di follow-up: ad esempio un promemoria se ha effettuato il pagamento ma non ha ancora caricato un menu, oppure un messaggio qualche tempo dopo il Suo primo PDF per chiederLe se tutto procede bene e illustrarLe cosa aggiunge un abbonamento. In calce a ogni e-mail di follow-up è presente un link di disiscrizione. Se vi fa clic, non Le invieremo più e-mail di follow-up; i messaggi relativi a un ordine in corso continueranno invece a esserLe inviati.

Ai locali che non ci conoscono ancora. Contattiamo ristoranti, bar e locali per il pranzo con un'offerta relativa alla loro tabella allergeni. Il nome del locale e l'indirizzo e-mail aziendale sono ricavati da fonti pubbliche: il sito web del locale, Google Maps e quanto rileviamo in città. Di tali dati conserviamo soltanto il nome del locale, l'indirizzo e-mail e lo stato del messaggio — nessun indirizzo, nessun numero di telefono, nessuna persona di riferimento. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a formulare un'offerta commerciale a un indirizzo aziendale. In calce a ogni e-mail è presente un link di disiscrizione; chi si disiscrive viene inserito nella nostra lista di blocco e non riceve più nulla da noi. È possibile opporsi anche scrivendo a info@tabellaallergeni.it; in tal caso rimuoviamo il Suo locale dal nostro elenco.

In occasione di tale contatto talvolta predisponiamo in anticipo una tabella di esempio sulla base di un menu pubblico del locale, affinché l'offerta sia concreta. Tale tabella si trova in un account intestato all'indirizzo e-mail aziendale. Se desidera che tale tabella e tale account siano eliminati, ce lo comunichi — basta un'e-mail e provvediamo.

8. Visitatori di un menu per gli ospiti

Quando un ospite di un ristorante scansiona il QR code, si apre il menu online per gli ospiti. Non è necessario alcun account e non gli viene richiesto nulla. Su tali pagine non vengono caricati script di Google o di Umami, non compare alcun banner dei cookie e nulla viene trasmesso a terzi. Non vi installiamo alcun cookie.

Ciò che il browser memorizza autonomamente: la lingua scelta (affinché il menu successivo sia già impostato correttamente) e un numero casuale nella memoria temporanea della scheda, che scompare alla chiusura della scheda.

Cosa invece rileviamo. Per mostrare ai ristoranti come viene utilizzato il loro menu, registriamo sui nostri server il fatto che un menu viene aperto (e se ciò avviene tramite QR code o tramite link), la lingua scelta, i filtri per allergeni utilizzati, i piatti espansi e il tempo per cui il menu resta aperto. Se un ospite seleziona nel menu una preferenza alimentare (vegetariano, vegano, senza lattosio, halal o kosher), non registriamo tale scelta: il filtro opera interamente nel suo browser. Il numero casuale della scheda mantiene collegate tali azioni nell'ambito di un'unica visita. Non memorizziamo nomi, indirizzi e-mail, indirizzi IP né dati del browser. Se non desidera nemmeno questo, visiti /uit.

La traduzione di un menu avviene in anticipo, quando il ristorante predispone il proprio menu — non durante la Sua visita. A Google Gemini viene trasmesso soltanto il testo del menu. Se un ospite lascia una valutazione o un commento su un piatto, conserviamo tale testo per il ristorante; La preghiamo pertanto di non inserirvi dati personali.

10. I Suoi diritti

Ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) Lei dispone dei seguenti diritti:

• Diritto di accesso — può chiedere quali dati personali che La riguardano trattiamo.
• Diritto di rettifica — può ottenere la rettifica dei dati inesatti.
• Diritto alla cancellazione — può chiederci di cancellare i Suoi dati.
• Diritto di limitazione del trattamento — può chiederci di sospendere temporaneamente il trattamento, ad esempio durante una rettifica.
• Diritto di opposizione — può opporsi ai trattamenti fondati sul nostro legittimo interesse, tra cui le nostre e-mail. In caso di opposizione al marketing diretto cessiamo sempre il trattamento, senza alcun bilanciamento.
• Diritto alla portabilità dei dati — può richiedere i dati da Lei forniti in un formato di uso comune, o chiederci di trasmetterli a terzi.
• Diritto di revocare il consenso — laddove ci basiamo sul Suo consenso, può revocarlo in qualsiasi momento con un'e-mail. Il trattamento effettuato prima della revoca resta lecito.

Per esercitare uno di questi diritti, scriva a info@tabellaallergeni.it. Rispondiamo entro 30 giorni. Possiamo chiederLe di confermare di essere effettivamente l'intestatario dell'account, per non consegnarLe i dati di un'altra persona.

Non è soddisfatto di come risolviamo la questione? Lei ha il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo italiana, il Garante per la protezione dei dati personali, tramite garanteprivacy.it, oppure all'autorità di controllo capofila, l'Autoriteit Persoonsgegevens olandese (siamo stabiliti nei Paesi Bassi), tramite autoriteitpersoonsgegevens.nl. Naturalmente preferiamo esserne informati prima noi.

11. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i Suoi dati personali da accessi non autorizzati, perdita o uso improprio. Tutte le trasmissioni di dati avvengono tramite connessioni cifrate (HTTPS/TLS), l'accesso avviene senza password tramite un link monouso e, nella banca dati, i dati di ciascun ristorante sono separati da quelli degli altri. Qualora, nonostante tutto, si verifichi un incidente che comporti un rischio per Lei, lo notifichiamo all'autorità di controllo olandese, l'Autoriteit Persoonsgegevens, e, ove necessario, a Lei.

12. Modifiche

Possiamo modificare periodicamente la presente informativa sulla privacy. In caso di modifiche rilevanti, ne daremo comunicazione via e-mail o tramite un avviso nell'applicazione. La versione più recente è sempre disponibile su questa pagina, con la data indicata in alto.

13. Contatti

Ha domande sulla presente informativa sulla privacy o sul trattamento dei Suoi dati personali? Ci contatti all'indirizzo info@tabellaallergeni.it.